Denne artikel er en vejledning til Penneo Desktop applikationen. Med Penneo Desktop applikationen kan du meget nemt sende forsendelser ud til signering. Hvad der normalt består af flere trin i Penneo web-appen, kan du næsten se alt sammen på én gang i Desktop appen. Hvis du vil vide mere om forskellene, kan du læse om dem her: Hvad er forskellene mellem Penneo Desktop og Web?
Det er kun muligt at sende sagsfiler ud med Desktop -appen, for at se dit arkiv og de sagsfiler, du har sendt ud via appen, skal du logge på dit arkiv på app.penneo.com, som du normalt ville.
Hvad er Penneo Desktop applikationen?
Vi anbefaler at bruge Penneo Desktop applikationen, hvis du f.eks.
- Får et flow, hvor du bruger den samme mængde underskrivere hver gang - Skabeloner [Desktop -app]
- Ønsker at udfylde data med URI-skema - Udskriv kodekode
- Har brug for at sende masseforsendelser - Opsætning af udskrivningskode
- Vil du kunne sende dokumenter til Penneo direkte fra dit redigeringsprogram - Printer
Med Penneo Desktop-applikationen følger en udvidelse kaldet Penneo Printer. Dette giver dig mulighed for at eksportere ethvert dokument fra et program med en printerfunktion, direkte til Penneo som en PDF. Hvis du bruger MAC OSX- eller Linux-versionen, er printeren indbygget i programmet. Du skal dog aktivere det i programmet. Følg trinene i følgende vejledning for at aktivere den: Aktiver printeren på Mac OSX.
Med Windows-versionen af skrivebordsprogrammet downloades og installeres printeren separat. Du finder printeren her.
Sådan installerer du Penneo applikationen:
- Download installationsfilen fra den nedenstående link
- Kør installationsfilen
- Følg instruktionerne på skærmen
Hvis du er en Mac bruger og oplever problemer i opsætningen eller åbningen af applikationen, kan du følge denne guide: Penneo appen vil ikke åbne på min Mac
Download links
Skift sproget i Penneo applikationen
Du kan vælge dit foretrukne sprog ved at holde markøren over flaget ud for dit navn og vælge sproget i rullemenuen. Du skal genstarte applikationen for at sproget kan ændre sig. Den enkleste måde at gøre dette på er at:
I Windows:
- Klik på Applikation, der er placeret over logoet, og vælg derefter Præferencer i rullemenuen.
- Klik på Genstart Penneo.
- Applikationens sprog skal nu opdateres.
På Mac:
- Klik på Penneo i den øverste menulinje, og vælg Præferencer i rullemenuen.
- Gå til fanen Udvikler.
- Klik på Genstart Penneo.
- Applikationens sprog skal nu opdateres.
Opret en forsendelse i Penneo Desktop
1. Føj detaljer til din sag
- Start med at tilføje en titel til din sag
- Vælg din sagstype fra rullemenuen, eller klik på spørgsmålstegnet for at se detaljer om forsendelsen. Dine forsendelsestype definerer roller og underskriftsordre
- Vælg hvilken mappe din sag skal placeres i
- Vælg om underskrivere skal kunne se alle dokumenter eller kun dem som de skal underskrive
- Vælg dit sprog til forsendelsen, dette vil ændre standard e-mails fra Penneo til det valgte sprog.
- Vælg om sagen indeholder følsomme data - for flere oplysninger om følsomme data: Adgangskontrol
- Du kan vælge om du vil underskrive dette på et fysisk møde, du, som forespørger, vil modtage alle underskrivelseslinkene i din e -mail.
2. Tilføj nu de ønskede PDF-filer til forsendelsen. Gør dette ved at trykke på knappen 'Upload dokument' eller ved at trække og slippe filerne i vinduet.
- Du kan ændre dokumentets navn ved blot at klikke på navnefeltet.
- Vælg, hvilken type dit dokument er. Hvis du er usikker, kan du altid gå tilbage til trin et og klikke på spørgsmålstegnet ved siden af forsendelsestype.
- Du kan slette uønskede dokumenter ved at klikke på tandhjulet og klikke på Slet.
- Gennemse dit dokument ved at klikke på tandhjulet og derefter klikke på Forhåndsvisning.
- Du kan vælge hvilken rækkefølge du vil have dine dokumenter vist når dine underskrivere åbner underskrivelsesanmodningen. Nummeret i venstre side er rækkefølgen, og for at ændre dette skal du trække dokumenterne ved at holde de 12 prikker og trække og slippe dem i den rækkefølge du vil have dem vist i.
3. Udfyld oplysninger om underskriveren
- Tilføj navn
- Tilføj e -mail
- Hvis de underskriver på vegne af en anden eller et firma, skal du skrive deres navn under På vegne af. Hvis ikke, kan du lade dette stå tomt.
- Klik på Vælg rolle (r), og markér hvilke roller du ønsker for den underskriver. Du kan vælge et tilpasset rollenavn ved at klikke på knappen Rediger og indtaste det ønskede rollenavn.
- Indtast underskriverens personnummer under CPR, hvis du ønsker at tilføje et ekstra beskyttelseslag til dine dokumenter. Ved at tilføje CPR kan kun det specifikke eID der matcher personnummeret underskrive. Enhver modtager vil dog kunne se/læse dokumentet.
- CVR ID er der hvor du tilføjer organisationsnummeret, denne funktion fungerer kun for danske virksomheder. Derfor, hvis du ikke sender underskrivelsesanmodningen til et dansk firma, skal du lade dette felt stå tomt.
- Hvis du aktiverer Privat skal underskrivere bekræfte deres identitet med et eID før de læser dokumenterne. Hvis du har tilføjet CPR og også aktiveret privat-funktionen, er det kun personen med det matchende CPR der kan læse og underskrive dokumenterne.
- Touch indstillingen gør det muligt for din underskriver at kunne underskrive med touchsignatur i stedet for et eID. Bemærk at du ikke kan aktivere denne mulighed, hvis du har aktiveret privat-funktionen.
- Påmindelsesintervaller definerer hvor ofte du vil have din underskriver til at blive mindet om, efter at forsendelsen er afsendt, at de endnu ikke har underskrevet dokumentet
4. Tilføj endnu en underskriver ved at klikke Tilføj en underskriver og derefter fyld underskriverinformationen ud
5. Klik næste når du er færdig. Du vil nu kunne se den næste side. Hvis du ønsker at tjekke forsendelsen indstillinger endnu en gang, kan du nemt klikke tilbage nede i venstre hjørne af applikationen
6. Hvis du vil tilføje kopimodtagere skal du blot klikke på Tilføj kopimodtagere, og et navn og e-mail felt vises. Udfyld felterne i overensstemmelse hermed.
7. Du kan vælge at sende forsendelsen ud på et senere tidspunkt ved at markere afkrydsningsfeltet Send senere og vælge en dato og et klokkeslæt.
8. Du kan tilføje en udløbsdato for forsendelsen, hvilket indebærer et givent tidspunkt hvorfra det ikke længere er muligt at underskrive forsendelsen. Hvis det er nødvendigt kan du forlænge det på et senere tidspunkt (via web-appen). Bemærk, at alle sagsfiler er underskrevet med et UTC-tidsstempel. Vær derfor opmærksom på, at du muligvis skal beregne en anden udløbsdato i overensstemmelse med din egen tidszone.
9. Du kan tilføje en reference, som du kan bruge, hvis du f.eks. gemmer dokumenterne efter afslutningen af forsendelsens proces.
10. Det allersidste trin er at vælge, hvad e-mailen til underskriftsanmodningen skal indeholde. Du kan enten vælge en skabelon eller skrive indholdet manuelt. Hvis du skriver det manuelt, gemmes det ikke til fremtidige forsendelser. Bemærk, at du kun kan vælge anmodnings e-mailen i Penneo-appen.
11. Klik på Send dokumenter når du er færdig. Bemærk, at du skal klikke på denne knap, også selvom du har valgt at forsendelsen skal sendes på et senere og forudbestemt tidspunkt.
Opfølgning på sagsakter
Som tidligere nævnt kan du ikke se dit arkiv inde i Penneo-appen. Du kan dog åbne dit webarkiv ved at klikke på Applikation og derefter gå til Arkiv. Hvis du allerede er logget ind på web-appen tager Penneo dig med det samme til dit arkiv. Hvis du ikke er logget ind på web-appen skal du gøre det for at du får adgang til dit arkiv.