Med Penneo kan du lynhurtigt udsende dokumenter til digital underskrift. Herunder kan du se vores guide til Penneo Desktop Applikation. Husk Penneo også kan anvendes i hhv. Webportal + Outlook eller via integrationer til vores API.
Nedenfor finder du en guide til hvordan du opretter din første forsendelse i vores Desktop Applikation.
Opret dokument til underskrift
- Åbn Penneo Desktop Applikation og evt. log ind. Hvis du er logget ind på Webportalen, er Desktop Applikationen automatisk logget ind.
Hvis ikke du har Penneo Desktop Applikationen installeret kan du hente den her. - Under det første punkt skal du udfylde nogle felter med information om forsendelsen. Det første du skal gøre er at give din forsendelse et navn - så du nemt kan finde den senere - og vælge forsendelsestypen. Er du i tvivl om hvilken type forsendelse du skal bruge, kan du læse mere om forsendelsestyper her.
Du skal også vælge hvilken mappe du gerne vil gemme din forsendelse i når den er færdigbehandlet, om underskrivere skal kunne se alle dokumenter eller kun dem som de selv skal underskrive, hvilket sprog de får informationerne på og om de dokumenter som bliver sendt indeholder personfølsom data.
- Ved det andet punkt skal du vælge de dokumenter som du vil tilføje, både de dokumenter som skal underskrives og evt. bilag. Det kan du gøre ved at trykke på "Vælg dokumenter +" eller ved at trække og slippe dokumenterne fra din computer til Desktop Applikationen. Her kan du vælge typen af dine dokumenter, åbne og gennemse dem eller slette dem.
- Ved det tredje punkt skal du tilføje underskrivere. Her skal du udfylde underskriverens informationer, såsom navn, email, på vegne af (f. eks. hvis der er tale om en virksomhed) og rolle.
Du kan sætte flueben ved "Privat", hvis dokumenterne kun skal kunne ses af en bestem person og i så fald udfylde personens CPR nummer, eller hvis de kun skal være tilgængelige for medarbejdere af en virksomhed og i så fald udfylde CVR nummer. Bemærk at feltet "Privat" altid er markeret når "Personfølsomme data" er valgt.
Du kan vælge at tillade touch signaturer ved at sætte flueben på "Touch" (læs mere om touch her), og bestemme påmindelsesintervalet.
- Når du har tilføjet alle dokumenter og underskrivere, trykker du på "Videre".
- På næste side kan du vælge at tilføje kopimodtagere, som får en email med et link til dokumenterne når det hele er blevet underskrevet. Bemærk at, af sikkerhedsmæssige grunde, er det ikke muligt at tilføje kopimodtagere hvis "Personfølsomme data" er valgt.
- Det sidste skridt er at bestemme hvad der skal stå i beskeden til modtagerne. Her kan du bruge et skabelon - enten en standardskabelon, eller en tilpasset skabelon som I selv kan oprette og gemme på Penneos webportalen, læs mere om e-mail skabeloner her -, eller skrive en personlig besked. Du kan også bestemme om forsendelsen skal sendes på et senere tidspunkt og om forsendelsen skal udløbe.
- Nu er din forsendelse klar til afsendelse, du skal bare trykke på "Afsend Underskriftsforespørgsler" og så er den sendt af sted!