I Penneo applikationen er det muligt at oprette skabeloner til forsendelser. En skabelon kan indeholde et bredt udvalg af muligheder, som du kan anvende på et senere tidspunkt, så du ikke behøver at udfylde de samme oplysninger og muligheder hver gang. Bemærk at denne funktion kun findes i Penneo appen. Hvis du ikke har downloadet den endnu, kan du finde den her sammen med introduktionsguiden.
Hvad kan gemmes i en skabelon
I afsnit et, Forsendelsen, er det muligt at gemme alle oplysninger fra felterne samt de tilgængelige muligheder.
I afsnit to, Tilføj dokumenter, kan du kun gemme et dokument hvis du bruger den samme fil og du ikke har flyttet det til et andet sted på din computer. På grund af dette vil rollerne for underskriverne kun blive gemt hvis du bruger det samme dokument.
I afsnit tre, Tilføj underskriver, kan alt undtagen underskriverroller gemmes. Som nævnt er det kun muligt at gemme underskriverrollen, hvis du bruger det samme dokument hver gang du vil anvende en skabelon.
Hvis du gerne vil gemme kopimodtagere eller nogle af de andre muligheder der findes på den anden side i oprettelsen af sagsfiler i skrivebordsprogrammet, skal du udfylde de nødvendige felter som normalt og derefter klikke på Næste. Her kan du gemme alt i skabelonen, endda tilpassede e-mails.
Opret en skabelon
- For at oprette en skabelon skal du først udfylde de indstillinger du vil gemme. For eksempel kan du vælge et bestemt antal underskrivere til din skabelon eller et specifikt forsendelsesnavn.
- Bemærk at du skal udfylde alle de nødvendige oplysninger på den første side i oprettelsen af sagsfilen hvis du f.eks. vil bruge en bestemt e-mail skabelon eller de samme kopimodtagere til den samme applikationsskabelon. Fortsæt til den anden side ved at klikke på Næste.
- Når du har tilføjet eller redigeret det du vil gemme på den anden side af applikationen, skal du vende tilbage til den første side ved at klikke på Tilbage og fjerne alt hvad du ikke vil have medtaget i din skabelon før du gemmer det.
- For at gemme din skabelon skal du klikke på Avancerede indstillinger, navngive skabelonen, klikke på Opret skabelon, og den skal nu gemmes.
- Inden du bruger en skabelon, skal du sørge for at rydde alle felterne. Du kan nemt gøre dette ved at klikke på Avancerede indstillinger og derefter på Ryd felter.
- For at anvende din skabelon skal du klikke på Avancerede indstillinger og vælg skabelon i menuen der vises. Vælg din ønskede skabelon. Hvis du er i tvivl om hvilken skabelon du vil bruge, kan du altid klikke på Se flere detaljer (findes under Brug skabelon). Disse oplysninger kan hjælpe dig med at identificere hvilken skabelon det er du leder efter.
Slet eller rediger en skabelon
Det er desværre ikke muligt at ændre en eksisterende skabelon. Hvis du ønsker at ændre en skabelon anbefaler vi, at du anvender den skabelon du vil ændre, foretager ændringerne og gemmer den som en ny skabelon. Hvis du vil slette en gammel skabelon skal du gå til Avancerede indstillinger, Vælg skabelon og derefter Se flere detaljer om den skabelon du vil slette. I nederste venstre hjørne finder du en Slet knap. Bekræft dit valg, og det skal nu slettes.
